Wamena — Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Yalimo melaksanakan kegiatan pengelolaan dan penyelamatan arsip melalui proses alih media untuk periode tahun 2021 hingga 2025. Langkah ini merupakan bagian dari komitmen KPU dalam menerapkan prinsip tata kelola kearsipan yang modern, efisien, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

‎Latar Belakang dan Tujuan Kegiatan

‎Kearsipan memiliki peran penting sebagai sumber informasi, bukti akuntabilitas, serta dasar pengambilan keputusan di lingkungan KPU. Seiring perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan efisiensi penyimpanan, KPU Kabupaten Yalimo melakukan alih media arsip fisik ke bentuk digital (soft file) agar dokumen penting dapat tersimpan dengan aman dan mudah diakses.

‎Pelaksanaan Alih Media Arsip

‎Kegiatan alih media arsip dilakukan secara bertahap oleh Subbagian Keuangan, Umum dan Logistik KPU Kabupaten Yalimo, mencakup:

‎1. Inventarisasi Arsip Fisik
‎Mengidentifikasi dan mengelompokkan arsip sesuai tahun kegiatan, jenis dokumen, dan nilai guna.
‎2. Digitalisasi Arsip
‎Memindai dokumen ke dalam format digital (PDF atau JPEG) menggunakan peralatan khusus dengan resolusi tinggi.
‎3. Penamaan File
‎Setiap arsip digital diberi identitas unik untuk memudahkan pencarian.
‎4. Penyimpanan Terpusat dan Backup Data
‎Arsip digital disimpan dalam sistem penyimpanan elektronik KPU serta di-backup ke server eksternal untuk keamanan data.
‎5. Pemusnahan Arsip Non-Vital (sesuai aturan) 
‎Arsip yang sudah habis masa retensinya dikelola sesuai dengan ketentuan ANRI dan Peraturan KPU.

Baca Juga: Rakor Persiapan PDPB Triwulan III

‎Manfaat Alih Media Arsip

‎Dengan adanya kegiatan alih media arsip ini, KPU Kabupaten Yalimo memperoleh sejumlah manfaat penting, di antaranya:
‎
‎1. Menjamin keselamatan arsip penting dari risiko kerusakan akibat usia, kelembapan, atau bencana.
‎2. Mempermudah akses dan penelusuran informasi, terutama untuk kebutuhan pelaporan dan audit keuangan.
‎3. Menghemat ruang penyimpanan fisik di kantor sekretariat.
‎4. Mendukung implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) di lingkungan KPU.
‎5. Menjadi dasar penyusunan arsip permanen digital yang akan diserahkan ke KPU Provinsi atau Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

‎Capaian dan Jenis Arsip yang Dialihmediakan

‎Hingga tahun 2025, KPU Kabupaten Yalimo telah berhasil melakukan alih media yang mencakup, diantaranya:
‎
‎1. Surat keputusan, surat masuk, dan surat keluar kelembagaan;
‎2. Dokumen hasil bimbingan teknis dan kegiatan sekretariat.
‎